Panduan Lengkap Mengerjakan E-Ijazah untuk Operator Sekolah

Proses pengerjaan E-Ijazah tahun 2026 sudah resmi dibuka. Bagi jenjang SD dan SMP, portal sudah bisa diakses sejak tanggal 2 Juni 2026 dan akan berlangsung hingga 11 Juli 2026. Sementara itu, untuk proses pembuatan dokumennya sendiri diberikan waktu yang cukup longgar hingga 31 Desember 2026.

Bagi Bapak/Ibu yang belum memulai karena kesibukan agenda akhir tahun ajaran di sekolah, tidak perlu panik. Proses pengerjaan tidak harus selesai dalam satu hari, yang terpenting adalah semua data rampung sebelum batas akhir lini masa yang telah ditentukan.

Persiapan Sebelum Mengisi E-Ijazah

Sebelum masuk ke aplikasi E-Ijazah, pastikan beberapa dokumen dan data pendukung berikut sudah siap dan valid:

• Validitas Data Siswa: Pastikan seluruh data siswa tidak ada yang bermasalah.
• Foto Siswa: Siapkan pasfoto siswa, baik untuk opsi cetak digital maupun tempel manual.
• SK Kelulusan: Pastikan sekolah sudah melaksanakan rapat pleno kelulusan dan menerbitkan Surat Keputusan (SK) Kelulusan beserta nomor resminya untuk diinput ke sistem.

Penting: Perhatikan Jam Pemeliharaan Sistem. Pemeliharaan sistem rutin dilakukan setiap hari pukul 17.00 sampai 20.00 WIB (jam 5 sore hingga 8 malam). Seluruh transaksi data tidak dapat dilakukan pada waktu tersebut. Jika Anda melakukan perubahan data pada jam pemeliharaan, data tidak akan tersimpan. Waktu aman untuk bekerja adalah pukul 20.01 hingga 16.59 WIB.

Proses pengerjaan dilakukan secara berurutan dari menu paling atas hingga bawah pada dasbor aplikasi.

Pengaturan Data Satuan Pendidikan

Menu Nomenklatur Sekolah

Menu ini berfungsi untuk memverifikasi kesesuaian nama sekolah dengan SK Perizinan yang berlaku. Perlu diingat, menu aksi di aplikasi E-Ijazah hanya bisa digunakan untuk memperbaiki tipografi (mengubah huruf besar ke huruf kecil atau sebaliknya).

Jika terdapat kesalahan nama sekolah yang fatal (misalnya kekurangan atau kelebihan huruf), perbaikan harus dilakukan melalui Verval SP dan menunggu persetujuan dari Dinas Pendidikan setempat.

Menu Kepala Satuan Pendidikan

Pada bagian ini, operator hanya dapat menambahkan atau memperbaiki Gelar Akademik kepala sekolah, baik gelar depan maupun gelar belakang. Perubahan nama kepala sekolah tidak bisa dilakukan di sini, melainkan harus melalui perbaikan data di Verval PTK.

Metode Pengesahan (Fitur Baru E-Ijazah 2026)

Terdapat pembaruan pada E-Ijazah tahun 2026 mengenai metode pengesahan dokumen, yaitu:

1. Tanda Tangan Elektronik (TTE): Menggunakan kode batang (barcode) yang tersertifikasi resmi oleh Komdigi. Sekolah yang memilih metode TTE wajib mengunggah foto digital siswa ke sistem.
2. Tanda Tangan Basah: Penandatanganan ijazah secara manual menggunakan pulpen. Untuk metode ini, sekolah diberikan dua opsi penempatan foto:

• Tempel Manual: Foto ditempel menggunakan lem setelah ijazah dicetak. Opsi ini sangat disarankan jika spesifikasi printer sekolah kurang optimal untuk mencetak foto digital.
• Foto Digital: Foto diunggah langsung ke sistem E-Ijazah untuk dicetak bersama dokumen.

Menu DNS (Daftar Nominasi Sementara)

Setelah pengaturan profil selesai, langkah berikutnya adalah memeriksa Daftar Nominasi Sementara (DNS). Menu ini terbagi menjadi beberapa bagian penting:

Residu DNS

• Validasi Utama
  Jika terdapat data siswa yang masuk dalam kategori residual (ditandai dengan ikon peringatan/tanda seru pada NISN, NIK, identitas, atau rombel), Anda harus segera menyelesaikannya. Siswa yang datanya masih residual tidak akan terhitung ke dalam kuota Validasi DNS utama. Sebagai contoh, jika total siswa ada 28 anak namun 2 di antaranya residual, maka data yang terbaca valid hanya 26 anak.
• Validasi Opsional
  Berbeda dengan Validasi Utama, bagian ini bersifat informatif dan tidak memengaruhi status kelulusan maupun kuota DNS. Jika bagian E-Rapor atau indikator ijazah sebelumnya masih memuat tanda seru, Anda tetap bisa melanjutkan pengerjaan E-Ijazah ke tahap berikutnya.

Valid DNS dan Unggah Foto

Jika seluruh data siswa sudah sinkron dan bebas dari residu, jumlah siswa di DNS akan sesuai dengan kondisi riil di sekolah. Pada tahap ini, bagi sekolah yang memilih metode foto digital, proses unggah foto dapat dilakukan baik secara individu maupun kolektif (massal) hingga muncul indikator centang hijau.

Setelah semua data dipastikan akurat, proses dilanjutkan ke tahap konfirmasi data. Sangat disarankan agar pihak sekolah meminta orang tua atau siswa untuk memeriksa kembali keakuratan data yang muncul, mulai dari ejaan nama, tempat lahir, hingga tanggal lahir anak.

Catatan Penting:

Proses konfirmasi ini berfungsi sebagai perlindungan hukum bagi pihak sekolah dan operator. Jika data sudah dikonfirmasi oleh orang tua/siswa dan di kemudian hari ditemukan kesalahan cetak pada ijazah, pihak sekolah tidak bisa langsung disalahkan karena proses verifikasi awal telah disetujui oleh pihak yang bersangkutan. Pastikan indikator centang hijau (checklist) konfirmasi data sudah aktif.

Input Nomor SK Kelulusan

Setelah memastikan data DNS bersih dari residu, langkah berikutnya adalah menginput nomor Surat Keputusan (SK) Kelulusan yang didapatkan dari hasil rapat pleno sekolah.

Berbeda dengan sistem pada tahun-tahun sebelumnya—di mana operator harus mengunduh draf SK, mencetaknya, membubuhkan tanda tangan dan cap basah, lalu mengunggahnya kembali—pada sistem E-Ijazah tahun ini Anda hanya perlu menginputkan nomor dan tanggal SK Kelulusan saja.

Cara Mengisi Data SK Kelulusan:

1. Masuk ke menu input SK Kelulusan.
2. Pastikan Tahun Ajaran dan Kepala Satuan Pendidikan yang muncul sudah sesuai.
3. Salin (copy-paste) Nomor SK Kelulusan resmi sekolah Anda ke kolom yang tersedia.
4. Tentukan tanggal SK Kelulusan. Secara serentak nasional, tanggal SK Kelulusan harus diinput pada 2 Juni 2026, meskipun Anda baru mengerjakan sistem ini pada tanggal 3, 4, 5, 7 Juni atau seterusnya.
5. Klik Simpan. Jika terdapat kekeliruan ketik, Anda masih bisa memperbaiki data tersebut melalui tombol Ubah Nomor SK.

Penetapan Kelulusan Siswa

Setelah nomor SK berhasil disimpan, langkah selanjutnya adalah memproses status kelulusan siswa melalui menu Penetapan Kelulusan.

Di dalam menu ini, seluruh siswa yang belum diproses akan berkumpul di tab Belum Ditetapkan. Untuk sekolah yang seluruh siswanya lulus 100%, Anda cukup menekan tombol Luluskan Semua. Sistem akan meminta konfirmasi tingkat pendidikan (Kelas 6 untuk SD / Kelas 9 untuk SMP) dan otomatis mengaitkannya dengan nomor SK yang sudah diinput sebelumnya.

Setelah disimpan, daftar siswa akan berpindah ke tab Lulus. Jika ada kasus khusus di mana seorang siswa ternyata tidak lulus, Anda tinggal memilih opsi Batal Kelulusan pada siswa yang bersangkutan agar datanya berpindah ke tab Tidak Lulus.

Di tahap ini, Anda juga bisa mengakses menu Pratinjau Ijazah untuk melihat simulasi tampilan E-Ijazah 2026 secara umum. Namun ingat, ini masih berupa pratinjau sementara untuk mengecek tata letak nomor SK dan kelengkapan data dasar sebelum dokumen asli diterbitkan.

Pembuatan dan Unggah SPTJM

Langkah akhir di tingkat operasional sekolah saat ini adalah menerbitkan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM). Dokumen ini berfungsi sebagai dasar penentuan Daftar Nominasi Tetap (DNT) serta penomoran ijazah nasional.

Alur Penerbitan SPTJM:

1. Masuk ke menu Pembuatan SPTJM lalu pilih Tahun Ajaran. Informasi Kepala Sekolah, tingkat pendidikan, dan nomor SK akan terisi otomatis.
2. Klik Buat SPTJM setelah memastikan jumlah kuota siswa sudah benar.
3. Dokumen yang baru dibuat akan masuk ke tab Belum Disetujui.
4. Pilih menu Aksi Lainnya lalu klik Unduh/Download SPTJM.
5. Cetak (print) file PDF tersebut. Dokumen fisik wajib ditandatangani oleh Kepala Sekolah, dibubuhi meterai, serta diberi cap basah sekolah.
6. Pindai (scan) dokumen tersebut, lalu unggah (upload) kembali ke sistem melalui menu Unggah, kemudian klik Simpan.

Setelah diunggah, pihak sekolah tinggal menunggu proses verifikasi dan persetujuan (approval) dari Dinas Pendidikan setempat. Jika disetujui, status akan berpindah ke tab Sudah Disetujui.

Lanjutan: Residu DNT hingga Penomoran Ijazah Nasional

Sebagai informasi tambahan mengenai alur sistem setelah SPTJM diunggah:

• Selama SPTJM belum disetujui oleh Dinas Pendidikan, data siswa akan tertahan di menu Residu DNT.
• Begitu Dinas memberikan persetujuan, data otomatis bermigrasi ke menu DNT (Daftar Nominasi Tetap).
• Data di DNT kemudian akan diproses oleh sistem pusat untuk penerbitan Nomor Ijazah Nasional.

Pada pembaruan tahun ini, terdapat fitur penyesuaian penulisan huruf di menu penomoran (tersedia opsi individu dan kolektif). Fitur ini memungkinkan operator melakukan finalisasi format penulisan nama dan tempat lahir—apakah menggunakan huruf kapital semua (UPPERCASE) atau kapital di awal kata saja—sesuai naskah dinas yang berlaku.

Terakhir, sebelum E-Ijazah siap dicetak, operator harus menginput Tanggal Ijazah. Tanggal penandatanganan ini mengikuti kebijakan naskah dinas di daerah masing-masing. Setelah tanggal tersebut diinput, dokumen E-Ijazah asli siap diunduh dan dicetak secara massal.