25 Pertanyaan Umum Terkait E-Ijazah, Berikut Penjelasannya

Sebagai program yang masih pertama kali diterapkan, sangat wajar jika muncul banyak pertanyaan dari guru khususnya terkait e-ijazah. Pertanyaan tersebut muncul tentu dengan harapan agar pengelolaan e-ijazah tidak menemui masalah mengingat dokumen ijazah merupakan dokumen yang penting bagi peserta didik.

Pada artikel ini, admin akan membagikan beberapa pertanyaan umum terkait e-ijazah berikut penjelasannya yang admin ringkas dari Webinar Sosialisasi Pengelolaan E-Ijazah SD dan SMP Tahun 2025.

1. Bagaimana proses penerbitan ijazah elektronik (e-ijazah) sampai dengan pencetakannya?

Penerbitan ijazah menggunakan sistem dari Kemdikdikdasmen. Format ijazah bisa dicetak (dengan tanda tangan basah), atau ditandatangani secara elektronik (e-ijazah). Permendikbud No. 58 Tahun 2024 tetap mengharuskan satuan pendidikan menyerahkan ijazah cetak, walau ditandatangani secara elektronik. Ijazah elektronik dilengkapi file dokumen digitalnya juga.

2. Bagaimana jika ada perbedaan penulisan bulan lahir di akta lahir dan Verval PD, seperti Nopember dan November?

Acuan utama yang digunakan adalah dokumen kependudukan (KK/Akta). Perbedaan kecil seperti huruf ‘P’ dan ‘V’ masih bisa disesuaikan di Verval PD. Jika sistem menolak perubahan karena indeks perubahan rendah (<90%), sekolah bisa melapor ke ULT Pusdatin dengan melampirkan dokumen pembanding untuk verifikasi manual.

3. Ada siswa pindahan dari MI (Kemenag), NISN tidak muncul di Dapodik. Bagaimana solusinya?

Pastikan siswa sudah dikeluarkan dari satuan pendidikan asal. Selanjutnya sekolah baru membuat surat keterangan aktif dan mengunggah di menu “Pengeluaran Data” di Verval PD. Pusdatin akan memproses setelah menerima dokumen pendukung.

4. Apakah ijazah elektronik menggunakan cap tiga jari?

Tidak, cap tiga jari tidak lagi digunakan pada ijazah elektronik yang diterbitkan mulai tahun ini. Sebagai penggantinya, format dan muatan ijazah sudah diatur sesuai dengan peraturan yang berlaku, seperti yang tercantum dalam Permendikbubristek No 58 Tahun 2024.

5. Jika ada kesalahan pada nilai dalam ijazah elektronik, apakah ijazah tersebut bisa dicetak ulang?

Jika ada kesalahan dalam penulisan baik pada ijazah maupun transkrip nilai, dimungkinkan untuk melakukan perbaikan atau pencetakan ulang. Untuk ijazah, perbaikan akan dilakukan melalui sistem, sedangkan untuk transkrip nilai, perbaikan dilakukan langsung oleh satuan pendidikan masing-masing, bukan melalui sistem ijazah kementerian.

6. Apakah ijazah elektronik dijamin keamanannya dari manipulasi atau perubahan data seperti editan?

Keamanan e-ijazah dijamin melalui pengelolaan data yang sangat hati-hati. Pusdatin berupaya meminimalisir potensi manipulasi atau perubahan data yang tidak sesuai. Namun, jika ada masalah terkait data yang akurat, tetap dibuka kesempatan bagi semua pihak, termasuk dinas pendidikan, satuan pendidikan, peserta didik, dan orang tua, untuk melakukan monitoring dan pengecekan.

7. Bagaimana nasib ijazah siswa di Dapodik yang data NIK-nya tidak valid, hingga tidak selesai pada waktu penerbitan ijazah karena kendala seperti sulitnya menghubungi orang tua siswa yang tinggal jauh?

Terkait dengan masalah NIK yang tidak valid, pengelolaan data kependudukan ini sepenuhnya diserahkan kepada Dukcapil. Jika terdapat kendala dalam menghubungi orang tua atau mendapatkan salinan KK, dianjurkan menjalin komunikasi antara dinas pendidikan dan Dukcapil untuk mengatasi masalah ini. Untuk memastikan validitas data, NIK dan NISN masih menjadi acuan utama dalam penerbitan ijazah.

8. Bagaimana dengan penulisan gelar profesi seperti S.Pd.Gr dalam ijazah? Apakah bisa dimasukkan?

Penulisan gelar profesi dalam ijazah harus sesuai dengan SK kepegawaian yang ada. Jika ada perubahan atau pembaruan gelar, perubahan tersebut bisa dilakukan melalui laman manajemen ijazah, namun perubahan di sistem ini tidak akan mempengaruhi data di Dapodik.

9. Bagaimana dengan penentuan tanggal kelulusan, dan apakah tanggal ijazah harus mengikuti tanggal SK yang sudah ditetapkan?

Tanggal kelulusan sudah ditetapkan secara nasional, yaitu hari Senin minggu pertama bulan Juni. Tanggal penerbitan ijazah harus mengikuti proses penerbitan SK dan SPTJM. Tanggal yang tercantum dalam ijazah sebaiknya mengikuti tanggal SK dan SPTJM yang diterbitkan.

10. Bagaimana cara menulis mata pelajaran dalam kurikulum merdeka, khususnya untuk seni budaya dan prakarya?

Untuk kurikulum merdeka, jika satuan pendidikan mengajarkan seni budaya dan prakarya, maka penulisan di ijazah harus menggunakan istilah "seni budaya dan prakarya".

11. Apakah muatan lokal harus tercantum dalam transkrip nilai ijazah?

Muatan lokal yang diajarkan di satuan pendidikan harus tercantum di ijazah, sesuai dengan regulasi yang berlaku di daerah masing-masing. Sebagai contoh, di Jawa Barat, bahasa Sunda akan tercantum jika itu adalah muatan lokal yang diajarkan di satuan pendidikan tersebut.

12. Sekolah yang tidak terakreditasi harus menumpang/menginduk, siapa yang harus tanda tangan pada dokumen seperti SPTJM, SK lulusan, dan ijazah? Siapa juga yang harus menguploadnya?

Untuk sekolah yang tidak terakreditasi, pertama-tama sekolah tersebut harus menginduk ke sekolah yang terakreditasi. Penentuan sekolah yang menginduk dilakukan oleh dinas pendidikan, dan ada surat keputusan dari dinas yang menyatakan sekolah A menginduk ke sekolah tertentu pada tahun pelajaran tersebut.

Untuk SPTJM, SKL, dan transkrip, yang harus tanda tangan adalah pihak sekolah asal. Sekolah yang tidak terakreditasi hanya memindahkan penerbitan ijazah ke sekolah yang terakreditasi untuk keperluan penerbitan blanko ijazahnya. Dokumen lain tetap dikeluarkan oleh sekolah asal.

13. Bagaimana prosedur pengiriman ijazah jika ada satuan pendidikan yang menginduk ke satuan pendidikan lain?

Pengiriman ijazah antara lembaga induk dan satuan pendidikan dapat disesuaikan dengan kesepakatan antara kedua belah pihak. Proses pengiriman ijazah bisa dilakukan baik dari sekolah asal ke lembaga induk atau sebaliknya, tergantung pada komunikasi dan kesepakatan antar kedua sekolah tersebut.

14. Apakah nomor transkrip yang digunakan mengikuti tata naskah dinas atau tata naskah sekolah?

Nomor transkrip mengikuti tata cara penomoran yang berlaku di satuan pendidikan masing-masing. Transkrip diterbitkan oleh satpen, dan nomor transkripnya disesuaikan dengan sistem penomoran yang ditentukan oleh satpen tersebut.

15. Apakah penambahan gelar seperti gelar haji boleh dicantumkan pada ijazah atau hanya gelar akademik yang diizinkan?

Hanya gelar akademik yang dapat dicantumkan di ijazah, sesuai dengan yang terdaftar di BKN dan yang sudah disetujui dalam SK. Gelar haji, meskipun dihargai di beberapa daerah, tidak dapat dicantumkan pada ijazah.

16. Apakah nilai P5 (Projek Penguatan Profil Pelajar Pancasila) dicantumkan dalam transkrip?

Nilai P5 tidak dicantumkan dalam transkrip, karena P5 merupakan kegiatan kokurikuler, bukan intrakurikuler. Yang dicantumkan dalam transkrip adalah mata pelajaran yang termasuk dalam intrakurikuler.

17. Untuk kelulusan, apakah harus menunggu hasil ujian akhir sekolah atau asesmen akhir jenjang sebelum menetapkan kelulusan?

Penetapan kelulusan didasarkan pada dua hal: laporan hasil belajar (rapor) dan ujian yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan. Ujian yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan harus dilaksanakan sebelum kelulusan peserta didik karena ujian ini menjadi dasar penentuan kelulusan.

18. Bagaimana dengan nilai yang tercantum di ijazah, apakah dihitung berdasarkan rata-rata dari semester 1 hingga 6?

Nilai yang tercantum di ijazah dapat dihitung dengan pembobotan, bukan dirata-rata, berdasarkan nilai yang tercatat di rapor dan ujian yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan. Pembobotan ini lebih mencerminkan progres yang dicapai siswa di tiap tahunnya.

19. Bagaimana pencantuman muatan lokal yang belum memiliki SK dari pemerintah daerah dalam transkrip nilai?

Jika muatan lokal belum diatur dengan SK pemerintah daerah dan tidak tercatat di Dapodik, maka muatan lokal tersebut tidak perlu dimasukkan ke dalam transkrip nilai. Hanya muatan lokal yang terdata di Dapodik yang bisa dimasukkan dalam transkrip.

20. Apa dampak jika ada lembaga yang menggunakan kurikulum berbeda (K13 dan Kurikulum Merdeka) dalam satu sistem penerbitan ijazah?

Tidak ada masalah jika lembaga menggunakan kurikulum berbeda (K13 dan Kurikulum Merdeka) selama jenjangnya sama. Pengesahan ijazah tetap bisa dilakukan oleh lembaga yang terakreditasi, dan transkrip nilai tetap dikeluarkan oleh satuan pendidikan asal, meskipun kurikulumnya berbeda.

21. Bagaimana cara mengecek keabsahan ijazah yang telah diterbitkan?

Keabsahan ijazah dapat dicek melalui portal ijazah.data.kemdikbud.go.id dengan memasukkan nomor ijazah, tanggal lahir, NIK, dan nama ibu kandung. Proses ini hanya berlaku untuk ijazah yang diterbitkan pada tahun 2025 dan seterusnya. Untuk ijazah yang diterbitkan sebelum 2025, data akan diverifikasi terlebih dahulu sebelum dapat diakses melalui portal.

22. Bagaimana jika ada siswa yang tetap ‘residu’ hingga batas waktu berakhir?

Saat ini tidak ada kebijakan khusus jika siswa masih residu. Siswa residu tidak bisa masuk ke DNS (daftar nominasi sementara). Harus segera diselesaikan sebelum masa penetapan kelulusan. Syarat utama adalah NISN dan NIK valid. Jika muncul kebijakan baru, sistem akan menyesuaikan.

23. Apa dampak jika peserta didik statusnya masih residu pada saat penerbitan ijazah?

Jika status peserta didik masih residu pada saat penerbitan ijazah, maka ijazah tidak akan diterbitkan. Hal ini disebabkan karena data peserta didik yang belum valid (misalnya NISN atau data kependudukan yang belum lengkap atau terverifikasi) akan otomatis menghalangi penerbitan nomor ijazah. Peserta didik yang datanya belum valid tidak akan mendapatkan ijazah pada periode tersebut.

24. Apakah ada penerbitan ijazah susulan jika peserta didik tidak memenuhi kriteria validitas pada batas waktu penerbitan ijazah?

Tidak ada penerbitan ijazah susulan. Sistem yang ada saat ini tidak menyediakan mekanisme untuk penerbitan ijazah susulan. Jika peserta didik tidak memenuhi kriteria validitas sebelum batas akhir penomoran ijazah, mereka tidak akan mendapatkan ijazah pada periode tersebut dan kemungkinan harus mengulang tahun ajaran atau menunggu verifikasi data lebih lanjut.

25. Apa yang terjadi jika peserta didik tidak mendapatkan e-ijazah pada tahun ajaran ini?

Peserta didik yang tidak mendapatkan ijazah, karena masalah residu, kemungkinan harus mengulang tahun ajaran atau menunggu proses verifikasi data yang lebih lanjut untuk mendapatkan ijazah pada periode berikutnya. Mereka tidak dianggap naik kelas sampai masalah tersebut terselesaikan.