Pedoman Belanja Barang/Jasa Satuan Pendidikan

Mengelola anggaran sekolah dan memastikan kebutuhan sarana-prasarana terpenuhi dengan baik merupakan salah satu pilar penting dalam mewujudkan lingkungan belajar yang berkualitas. Setiap penggunaan anggaran harus dilakukan secara tertib, transparan, serta sesuai dengan kebutuhan nyata agar manfaat dana yang tersedia dapat dirasakan secara optimal oleh warga sekolah.

Peraturan Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor 15 Tahun 2026 hadir sebagai acuan bagi kepala sekolah, tim pelaksana, dan penyedia barang/jasa dalam menjalankan proses belanja pengadaan barang/jasa secara tepat dan sesuai ketentuan.

Pedoman pengadaan barang/jasa ini berlaku untuk seluruh jenjang pendidikan, meliputi PAUD (TK, Kelompok Bermain (KB), Taman Pengasuhan Anak (TPA), dan Satuan PAUD Sejenis), Pendidikan Dasar (SD dan SMP), Pendidikan Menengah (SMA dan SMK), Pendidikan Khusus (SDLB, SMPLB, SMALB, dan SLB) dan Pendidikan Kesetaraan (Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) dan Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM).

Satu hal penting yang perlu dicatat, prosedur belanja ini tidak mencakup pengeluaran yang bersifat gaji dan/atau honorarium.

Kepala Sekolah sebagai pelaksana berwenang dan bertanggung jawab penuh terhadap seluruh alur/proses pengadaan. Dalam menjalankan tugas teknisnya, Pelaksana dapat membentuk Tim atau Kelompok Kerja resmi. Sebagai acuan dalam pembuatan dokumen penetapannya, Bapak/Ibu dapat melihat Contoh SK Tim Pengadaan Barang/Jasa Sekolah.

Adapun penyedia, yakni pelaku usaha baik perorangan maupun badan usaha yang menyediakan barang/jasa untuk kebutuhan sekolah. Setiap penyedia barang/jasa wajib memenuhi kriteria sebagai berikut:

Syarat Wajib	Deskripsi Legalitas dan Kapasitas
NPWP	Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak yang valid
Identitas	Memiliki identitas penyedia yang jelas dan dapat diverifikasi
Kemampuan	Memiliki kapasitas teknis dan manajerial untuk menyediakan barang/jasa

Catatan Khusus: Untuk transaksi belanja yang dilakukan melalui sistem elektronik (SIPLah), penyedia wajib memenuhi syarat dan kriteria tambahan yang ditetapkan secara spesifik di dalam platform tersebut.

4 Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang/Jasa

Proses pembelanjaan di sekolah terbagi menjadi empat tahap berurutan:

Tahap 1: Persiapan (Perencanaan)

Tahap awal dilakukan dengan menyusun dokumen perencanaan berdasarkan kebutuhan nyata dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS). Dokumen ini setidaknya memuat:

• Jumlah, spesifikasi, atau ruang lingkup barang/jasa
• Waktu dan lokasi serah terima
• Alokasi anggaran dan persyaratan penyedia

Catatan Khusus: Persiapan dokumen perencanaan formal dapat dikecualikan untuk belanja dengan nilai maksimal Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah).

Tahap 2: Pemilihan Barang/Jasa

Pada tahap pemilihan, sekolah perlu memastikan barang/jasa yang dipilih memiliki kualitas dan harga yang sesuai. Prosesnya meliputi:

1. Perbandingan Penyedia
   Membandingkan harga dan kualitas dari minimal 2 (dua) penyedia. Hal ini tidak berlaku jika barang/jasa tersebut hanya tersedia di satu sumber resmi.
2. Negosiasi
   Melakukan tawar-menawar untuk memastikan kesepakatan terbaik pada 4 aspek utama: kualitas, kuantitas, waktu, dan lokasi.
3. Penetapan
   Memilih penyedia dan memuangkannya ke dalam Dokumen Kesepakatan Belanja.

Tahap 3: Pelaksanaan Kesepakatan

Pelaksanaan belanja meliputi:

1. Pengiriman barang/jasa
2. Pemeriksaan
3. Penerimaan
4. Pembayaran

Untuk penyedia yang termasuk Usaha Mikro, Usaha Kecil, atau Koperasi (UMK-K), pembayaran dapat dilakukan secara langsung atau tunai. Dalam kondisi tertentu, pembayaran uang muka dapat diberikan sesuai ketentuan yang berlaku.

Apabila barang atau jasa yang diterima tidak sesuai kesepakatan, penyedia wajib melakukan perbaikan atau penyesuaian dalam waktu yang telah disepakati. Seluruh biaya akibat ketidaksesuaian menjadi tanggung jawab penyedia.

Tahap 4: Pelaporan

Pelaporan belanja perlu dilengkapi dengan enam jenis bukti, yaitu:

• Bukti persiapan
• Bukti hasil pembandingan
• Bukti negosiasi
• Dokumen kesepakatan belanja
• Bukti pemeriksaan dan penerimaan
• Bukti pembayaran

Dokumen tersebut dapat dibuat secara terpisah atau digabungkan menjadi satu dokumen yang menjelaskan seluruh rangkaian proses belanja.

Dalam kondisi sistem aplikasi kementerian (SIPLah) belum tersedia atau belum berjalan optimal, pelaporan dapat dilakukan secara manual atau menggunakan media lain yang disediakan kementerian.

Sistem Informasi Pembelanjaan Sekolah (SIPLah)

SIPLah merupakan sistem elektronik yang disediakan kementerian untuk mendukung tertib administrasi belanja barang/jasa sekolah.

Sistem ini membantu pelaksana dan penyedia dalam menjalankan proses pengadaan secara lebih terstruktur serta menyediakan dokumentasi transaksi secara terpusat.

Tujuan diadakannya SIPLah yaitu:

• Menyediakan layanan sistem elektronik bagi pelaksana dan penyedia
• Memfasilitasi tahapan belanja agar sesuai prinsip dan aturan yang berlaku
• Menyimpan bukti belanja secara tertib, terpusat, dan akuntabel
• Menyediakan basis data pelaksanaan belanja secara nasional.

Dengan mengikuti prinsip pengadaan, menjalankan tahapan belanja secara tertib, serta melengkapi dokumen administrasi, sekolah dapat memastikan setiap dana yang digunakan memberikan manfaat maksimal bagi peningkatan layanan pendidikan.

Penerapan tata kelola belanja yang baik tidak hanya mendukung kelancaran operasional sekolah, tetapi juga memperkuat kepercayaan masyarakat terhadap pengelolaan dana pendidikan.