Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah: Syarat, Prosedur, dan Ketentuan

Ijazah merupakan dokumen resmi yang menjadi bukti kelulusan peserta didik dari suatu jenjang pendidikan. Karena memiliki nilai administratif yang penting, seluruh data yang tercantum di dalam ijazah harus sesuai dengan identitas pemiliknya.

Namun, dalam beberapa kasus ditemukan kesalahan penulisan pada ijazah, seperti kesalahan nama, tempat lahir, tanggal lahir, atau data lainnya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, kita perlu mengajukan Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah (SKKPI).

SKKPI merupakan dokumen resmi yang diterbitkan untuk menjelaskan dan memperbaiki kesalahan penulisan pada ijazah yang terbit (sebelum tahun ajaran 2024/2025). Penerbitan dokumen ini dilakukan berdasarkan permohonan dari pemilik ijazah.

Salah satu prinsip utama dalam penerbitan SKKPI adalah bahwa proses tersebut tidak dilakukan secara otomatis oleh sekolah.

SKKPI hanya dapat diterbitkan apabila pemilik ijazah mengajukan permohonan secara resmi. Dengan kata lain, inisiatif perbaikan harus berasal dari pemilik dokumen yang menemukan adanya kesalahan pada ijazahnya.

Ketentuan ini memastikan bahwa setiap perubahan atau klarifikasi data dilakukan atas persetujuan dan kebutuhan pemilik ijazah yang bersangkutan.

Syarat Mengajukan SKKPI

Untuk mengajukan Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah, pemohon wajib menyiapkan sejumlah dokumen sebagai bahan verifikasi.

Dokumen yang harus dilampirkan meliputi:

• Ijazah asli yang mengandung kesalahan penulisan.
• Akta kelahiran.
• KTP atau Kartu Keluarga (KK).

Apabila terdapat perubahan nama pada KTP atau KK yang berbeda dengan data yang tercantum dalam ijazah, pemohon juga wajib melampirkan salinan sah dokumen sebagai dasar hukum perubahan identitas tersebut.

Kelengkapan dokumen ini sangat penting karena menjadi dasar bagi pihak yang berwenang untuk melakukan pemeriksaan dan verifikasi data.

Kepada Siapa Permohonan SKKPI Diajukan?

Tujuan permohonan SKKPI bergantung pada status satuan pendidikan asal.

Jika sekolah masih aktif, permohonan diajukan kepada:

• Kepala satuan pendidikan yang masih aktif.
• Kepala sekolah hasil penggabungan apabila sekolah asal telah digabung.
• Kepala sekolah dengan nomenklatur baru apabila sekolah telah berganti nama.

Jika sekolah sudah ditutup, permohonan diajukan kepada:

• Kepala Dinas Pendidikan sesuai dengan kewenangannya.

Untuk SILN, SPK, dan Pendidikan Kesetaraan di Luar Negeri, permohonan dapat diajukan kepada:

• Kepala Sekolah Indonesia di Luar Negeri (SILN) yang masih aktif.
• Kepala Satuan Pendidikan Kerja Sama (SPK) yang masih aktif.
• Menteri atau pejabat yang ditunjuk apabila satuan pendidikan tersebut sudah tidak aktif atau telah ditutup.

Dengan pengaturan ini, pemilik ijazah tetap memiliki jalur layanan yang jelas meskipun sekolah asalnya sudah tidak beroperasi.

Proses Verifikasi SKKPI

Setelah permohonan diterima, pihak yang berwenang akan melakukan verifikasi terhadap data dan dokumen yang diajukan.

Proses verifikasi dilakukan oleh kepala sekolah, kepala dinas pendidikan, atau pejabat yang ditunjuk sesuai kewenangannya. Setelah data dinyatakan sesuai, SKKPI dapat diterbitkan sebagai dokumen resmi perbaikan data ijazah.

Pada tahap ini, dokumen pendukung seperti akta kelahiran dan identitas kependudukan menjadi dasar utama dalam memastikan data yang benar.

Jika Data Pemohon Tidak Ditemukan?

Dalam beberapa kasus, data lulusan yang bersangkutan mungkin tidak lagi ditemukan pada arsip sekolah, dinas pendidikan, maupun Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah.

Jika kondisi tersebut terjadi, pemilik ijazah wajib menghadirkan paling sedikit dua orang saksi yang mengetahui bahwa dirinya benar-benar pernah menjadi peserta didik dan lulus dari satuan pendidikan yang bersangkutan.

Kehadiran saksi menjadi salah satu bentuk pembuktian tambahan ketika dokumen atau arsip resmi tidak lagi tersedia.

Syarat Saksi dalam Penerbitan SKKPI

Saksi yang dihadirkan tidak dapat memberikan keterangan secara sembarangan. Mereka harus mampu membuktikan alasan mengapa mengetahui bahwa pemohon benar-benar pernah bersekolah dan lulus dari satuan pendidikan tersebut.

Bukti yang dapat digunakan antara lain:

• Ijazah milik saksi yang diterbitkan pada sekolah dan tahun yang sama.
• Rapor atau laporan hasil belajar dari sekolah yang sama.
• Dokumen yang menunjukkan bahwa saksi pernah menjadi pegawai pada sekolah tersebut di masa yang bersangkutan.

Selain itu, saksi wajib menandatangani surat pernyataan yang menyatakan bahwa keterangan yang diberikan adalah benar dan bersedia menerima sanksi hukum apabila terbukti memberikan informasi yang tidak sesuai fakta.

Mengapa SKKPI Penting?

SKKPI memiliki fungsi yang sangat penting karena memberikan kepastian hukum terhadap data yang benar ketika terjadi kesalahan penulisan pada ijazah.

Dokumen ini menjadi dasar resmi yang dapat digunakan saat melamar pekerjaan, mengikuti seleksi pendidikan, pengurusan administrasi kepegawaian, maupun berbagai keperluan lain yang memerlukan kesesuaian data identitas.

Dengan adanya SKKPI, pemilik ijazah tidak perlu mengganti atau mencetak ulang ijazah lama, melainkan cukup menggunakan surat keterangan resmi yang menjelaskan kesalahan dan data yang seharusnya.