Surat Keterangan Pengganti Ijazah: Syarat, Prosedur, dan Ketentuan

Ijazah merupakan dokumen penting yang menjadi bukti resmi kelulusan seseorang dari suatu jenjang pendidikan. Namun, dalam praktiknya, ada kalanya ijazah mengalami kerusakan, hilang, atau tidak lagi dapat digunakan karena sebagian isi dokumen sudah tidak terbaca.

Untuk mengatasi kondisi tersebut, pemerintah memberikan solusi melalui penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI). Dokumen ini diterbitkan sebagai pengganti ijazah yang rusak atau hilang sehingga pemilik ijazah tetap memiliki bukti sah atas kelulusannya.

Ketentuan mengenai SKPI diatur dalam Kepmendikdasmen Nomor 177 Tahun 2026 tentang Pedoman Penerbitan Ijazah, Transkrip Nilai, dan Surat Keterangan, serta Pengesahan Fotokopi atas Ijazah. Pedoman ini secara khusus mengatur dokumen kelulusan yang diterbitkan sebelum tahun ajaran 2024/2025.

Kapan SKPI Dapat Diterbitkan?

SKPI dapat diterbitkan atas permohonan pemilik ijazah dalam dua kondisi utama, yaitu:

1. Ijazah rusak, sehingga sebagian atau seluruh isi dokumen tidak dapat dibaca.
2. Ijazah hilang, sehingga pemilik tidak lagi memiliki dokumen fisik ijazah tersebut.

Jadi, SKPI bukan diterbitkan karena kesalahan penulisan data pada ijazah. Untuk kasus kesalahan penulisan, pemerintah mengatur mekanisme tersendiri melalui Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah (SKKPI).

Syarat Mengurus SKPI

Pemilik ijazah yang ingin mengajukan SKPI harus menyiapkan beberapa dokumen pendukung sebagai syarat permohonan.

Dokumen yang wajib dilampirkan meliputi:

• Ijazah yang rusak dan tidak dapat dibaca sebagian atau seluruhnya, atau surat keterangan kehilangan dari kepolisian apabila ijazah hilang.
• Akta kelahiran.
• KTP atau Kartu Keluarga (KK).
• Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM).

Apabila terdapat perbedaan nama antara ijazah dengan identitas terbaru pada KTP atau KK, pemohon juga wajib melampirkan salinan sah penetapan pengadilan sebagai dasar perubahan nama.

Format SPTJM

Format SPTJM untuk permohonan Surat Keterangan Pengganti Ijazah:

SPTJM SKPI (.docx)

Kepada Siapa Permohonan SKPI Diajukan?

Tujuan permohonan SKPI disesuaikan dengan kondisi satuan pendidikan asal.

Jika Sekolah Masih Aktif, permohonan diajukan kepada:

• Kepala sekolah yang masih aktif.
• Kepala sekolah hasil penggabungan apabila sekolah asal telah digabung.
• Kepala sekolah dengan nomenklatur baru apabila sekolah telah berganti nama.

Jika Sekolah Sudah Ditutup, permohonan diajukan kepada:

• Kepala Dinas Pendidikan sesuai kewenangannya.

Sekolah Indonesia di Luar Negeri (SILN) dan SPK, permohonan diajukan kepada:

• Kepala SILN atau SPK yang masih aktif.
• Menteri atau pejabat yang ditunjuk apabila satuan pendidikan tersebut sudah tidak aktif atau ditutup.

Proses Penerbitan SKPI

Setelah menerima permohonan, pihak yang berwenang akan melakukan verifikasi terhadap data dan dokumen yang diajukan pemohon.

Apabila data pemohon ditemukan dan sesuai, maka SKPI dapat diterbitkan berdasarkan hasil verifikasi tersebut.

Dalam beberapa kasus, data pemohon mungkin tidak lagi ditemukan di arsip sekolah, dinas pendidikan, maupun Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah. Jika hal ini terjadi, pemohon wajib menghadirkan paling sedikit dua orang saksi yang mengetahui bahwa dirinya benar-benar pernah menjadi peserta didik dan telah lulus dari sekolah yang bersangkutan.

Ketentuan Saksi dalam Penerbitan SKPI

Saksi memiliki peran penting ketika data pemohon tidak ditemukan dalam sistem atau arsip resmi. Saksi harus:

• Dapat membuktikan alasan pengetahuannya.
• Menandatangani surat pernyataan bahwa keterangan yang diberikan benar.
• Bersedia menerima konsekuensi hukum apabila keterangan yang diberikan terbukti tidak benar.

Bukti yang dapat digunakan oleh saksi antara lain:

• Ijazah atau rapor milik saksi yang berasal dari sekolah dan tahun yang sama.
• Surat keterangan atau dokumen lain yang menunjukkan bahwa saksi pernah menjadi pegawai di sekolah tersebut pada tahun yang bersangkutan.

Format Surat Pernyataan Saksi

Format Surat Pernyataan Saksi untuk permohonan Surat Keterangan Pengganti Ijazah:

Surat Pernyataan Saksi (.docx)

Ketentuan Khusus untuk Ijazah Rusak

Untuk kasus ijazah rusak, terdapat ketentuan khusus yang wajib dipenuhi.

Setelah SKPI diterbitkan, ijazah lama yang rusak harus dimusnahkan oleh pihak yang berwenang. Ketentuan ini bertujuan untuk menghindari adanya dua dokumen yang digunakan secara bersamaan.

Pemusnahan tersebut dilakukan pada saat pemilik menerima SKPI dan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemusnahan Ijazah.

Berita acara tersebut ditandatangani oleh:

• Kepala sekolah atau pejabat yang berwenang.
• Pemilik ijazah.
• Dua orang saksi.

Apakah SKPI Memiliki Kekuatan Hukum?

Ya. SKPI merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh pihak berwenang berdasarkan proses verifikasi sesuai ketentuan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, SKPI dapat digunakan sebagai pengganti ijazah asli yang rusak atau hilang dalam berbagai keperluan administrasi.

Format Surat Keterangan Pengganti Ijazah (.docx)

Format Surat Keterangan Pengganti Ijazah dapat diunduh pada tautan di bawah ini:

SKPI (Sekolah yang Masih Berdiri)
SKPI (Sekolah yang Sudah Ditutup)

Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) menjadi solusi bagi Bapak/Ibu yang mengalami kehilangan atau kerusakan ijazah. Berdasarkan ketentuan yang berlaku, penerbitan SKPI dapat dilakukan dengan memenuhi persyaratan administrasi, melalui proses verifikasi data, dan dalam kondisi tertentu melibatkan saksi apabila data pemohon tidak ditemukan.

Bagi pemilik ijazah yang hilang atau rusak, langkah terbaik adalah segera menghubungi sekolah asal atau dinas pendidikan untuk memperoleh informasi dan memulai proses pengajuan SKPI sesuai ketentuan yang berlaku.